Obligations de l’employeur

Combien de temps devez-vous conserver les feuilles de temps de vos employés?

La réponse courte : trois ans. Elle ne vient pas de la Loi sur les normes du travail elle-même, mais du règlement adopté sous son autorité — et ce règlement dit aussi ce que vos feuilles doivent contenir, ce qui surprend plus souvent que le délai.

Trois ans — et voici la phrase exacte

« Le système d’enregistrement ou le registre se rapportant à une année doit être conservé durant une période de 3 ans. » Règlement sur la tenue d’un système d’enregistrement ou d’un registre, RLRQ c. N-1.1, r. 6, article 2

Une précision qui fait gagner du temps si vous cherchez la source : l’article 29 de la Loi sur les normes du travail ne contient aucune durée de conservation, et n’impose rien directement. Il donne à la Commission le pouvoir de rendre un registre obligatoire par règlement. C’est ce règlement, et non la loi, qui porte à la fois l’obligation et le délai. Ouvrir l’article 29 et n’y trouver ni les trois ans ni la liste des mentions est normal.

Notez aussi le « se rapportant à une année » : le compte part de l’année visée par les données, pas de la date à laquelle vous avez classé le document.

Le contenu

Ce que le registre doit contenir

L’article 1 du même règlement énumère ce qui doit s’y trouver. C’est nettement plus long que « les heures », et la colonne de droite dit franchement d’où vient chaque ligne : Rythmo n’est pas un logiciel de paie et ne remplit pas ce registre à votre place.

Mentions exigées par l’article 1 du règlement N-1.1, r. 6, recopiées mot pour mot.
Mention exigée Provenance Précision
Pour chaque employé
Nom, prénoms et résidence Ailleurs Rythmo ne demande ni adresse ni date de naissance
Numéro d’assurance sociale Ailleurs Rythmo ne le collecte pas
Identification de l’emploi Ailleurs Votre dossier d’employé
Date d’entrée au service Ailleurs Votre dossier d’employé
Puis, pour chaque période de paie
a) Le nombre d’heures de travail par jour Rythmo Calculé à partir des pointages
b) Le total des heures de travail par semaine Rythmo Calculé, selon votre début de semaine
c) Les heures supplémentaires payées ou remplacées par un congé Ailleurs Décision de paie
d) Le nombre de jours de travail par semaine Rythmo Lisible sur la feuille de temps
e) Le taux du salaire Ailleurs Votre système de paie
f) Primes, indemnités, allocations ou commissions Ailleurs Votre système de paie
g) Le montant du salaire brut Ailleurs Votre système de paie
h) La nature et le montant des déductions Ailleurs Votre système de paie
i) Le montant du salaire net versé Ailleurs Votre système de paie
j) La période de travail qui correspond au paiement Ailleurs Votre système de paie
k) La date du paiement Ailleurs Votre système de paie
l) L’année de référence Ailleurs Votre système de paie
m) La durée des vacances Ailleurs Rythmo ne tient aucun solde de congés
n) La date de départ pour le congé annuel payé Ailleurs Rythmo ne tient aucun solde de congés
o) La date d’un jour férié, chômé et payé, ou d’un autre congé Ailleurs Rythmo ne tient aucun solde de congés
p) Les pourboires déclarés par le salarié Ailleurs Votre système de paie
q) Les pourboires attribués par l’employeur Ailleurs Votre système de paie
r) La date de naissance, si le salarié a moins de 18 ans Ailleurs Rythmo ne la collecte pas

Trois lignes sur vingt-deux. C’est peu, et c’est volontairement écrit ici plutôt que caché : tout le reste sort de votre système de paie, qui le produit déjà. Mais ces trois lignes-là sont celles que personne ne retrouve trois ans plus tard, parce qu’elles ne naissent pas d’un chèque — elles naissent d’une note prise à la volée en début de quart.

En pratique

Ce qui se perd, et pourquoi trois ans est long

  • Le cartable. Des feuilles signées à la main tiennent très bien un mois. À trois ans, il manque des semaines, l’encre a pâli, et personne ne sait si la pile de 2024 a survécu au déménagement.
  • Le tableur. Un fichier d’heures se réécrit par-dessus lui-même chaque semaine. La version de mars dernier n’existe plus : elle a été remplacée, pas archivée.
  • Le départ d’un employé. L’obligation ne s’éteint pas quand la personne quitte — le registre de l’année court toujours. C’est le moment où l’on découvre ce qui manque, et c’est aussi le pire moment pour le découvrir.
  • Vous pouvez emporter vos données. Rythmo exporte la feuille de temps en XLSX, en PDF et en CSV, à la demande ou par courriel chaque semaine. Ces fichiers sont à vous : ils constituent votre archive, et ils la constituent même si vous cessez un jour d’utiliser Rythmo.

Cette page cite les textes officiels; ce n’est pas un avis juridique. Elle vous donne les références exactes pour que vous puissiez les lire vous-même, et pour qu’un comptable ou un conseiller juridique parte du bon article. Des situations particulières — certains décrets sectoriels, l’industrie du vêtement, les employés de moins de 18 ans — ajoutent des obligations que cette page ne couvre pas.

Sources, consultées le 4 septembre 2026, versions « à jour au 1er avril 2026 » portant la mention « Ce document a valeur officielle » :

Vos heures, calculées et archivées sans y penser

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