1. Objet
Rythmo est un service de pointage pour petites équipes, exploité par Rythmo technologies. Il permet à un employé d'enregistrer son arrivée et son départ en scannant un code QR affiché sur le lieu de travail, calcule les heures travaillées, et envoie une feuille de temps hebdomadaire à l'employeur.
En créant un compte ou en utilisant le service, vous acceptez ces conditions. Si vous ne les acceptez pas, n'utilisez pas le service.
2. Ce que Rythmo ne fait pas
Dit clairement, pour éviter tout malentendu à l'usage. Rythmo ne fait pas :
- le calcul de la paie, des retenues à la source ou des vacances ;
- la gestion des horaires ou l'assignation de quarts ;
- la gestion des congés, des vacances ou des évaluations ;
- le calcul de ratios réglementaires ;
- le conseil juridique, comptable ou fiscal.
Rythmo produit un relevé d'heures. Ce que vous en faites ensuite — notamment la paie et le respect des normes du travail — vous appartient.
3. Compte et accès
Le service s'adresse aux employeurs et à leurs employés. Vous devez avoir la capacité juridique de conclure un contrat pour ouvrir un compte.
Vous êtes responsable de la confidentialité de votre mot de passe. Les employés sont responsables de leur NIP à 4 chiffres : il ne doit pas être partagé, puisque pointer avec le NIP d'un collègue fausse le registre. Un employeur peut réinitialiser le NIP d'un employé à tout moment depuis les réglages.
Prévenez-nous sans délai à info@rythmo.tech si vous croyez qu'un accès a été compromis.
4. Vos obligations comme employeur
Informer vos employés est votre responsabilité
Rythmo enregistre la position de l'employé à chaque pointage. Au Québec, la Loi 25 exige que la personne concernée soit informée de cette collecte, de sa finalité et des moyens de l'exercer, et qu'elle y consente. C'est à vous, employeur, d'informer votre équipe et de recueillir ce consentement avant de mettre Rythmo en service.
En utilisant Rythmo, vous vous engagez à :
- informer vos employés que leur position est vérifiée au moment du pointage, et leur communiquer la politique de confidentialité ;
- n'inscrire que des employés réels, avec leur nom exact ;
- ne pas utiliser le service pour surveiller vos employés en dehors des pointages — le service ne le permet pas techniquement, et le détourner à cette fin serait contraire à ces conditions ;
- vérifier les heures avant de vous en servir pour la paie ;
- conserver votre registre des heures 3 ans, comme l'impose la Loi sur les normes du travail, en exportant vos feuilles de temps au besoin.
5. Géofence : pas de contournement
Un pointage hors du rayon accepté est refusé, ou enregistré et signalé à l'employeur, à qui il revient alors de juger. Ce qui s'applique dépend d'un réglage propre à l'établissement, posé une fois pour tout l'établissement — jamais décidé pointage par pointage. Une position située hors du rayon accepté au-delà de toute marge d'erreur est refusée dans tous les cas.
Dans aucun cas il n'existe d'option pour forcer un pointage refusé, ni pour le justifier par une note. C'est volontaire : c'est ce qui rend le registre fiable.
Conséquence pratique : si un employé travaille légitimement ailleurs, ou si son téléphone ne parvient pas à obtenir une position assez précise, il peut se retrouver incapable de pointer. C'est alors à l'employeur d'ajouter l'entrée manuellement depuis la feuille de temps. Chaque ajout et chaque correction est journalisé avec son auteur, sa date et son motif.
6. Exactitude des heures
Rythmo calcule les heures à partir des pointages enregistrés. Le calcul est conçu pour ne jamais inventer de données : un pointage d'arrivée sans départ correspondant est signalé comme à corriger et ne produit aucune heure tant qu'il n'est pas corrigé, plutôt que d'être complété par une estimation.
Un total peut néanmoins être faux si les pointages eux-mêmes le sont, par exemple si un employé oublie de pointer. La vérification finale reste la vôtre.
7. Disponibilité
Le service est fourni tel quel, pendant la période de lancement, sans garantie de disponibilité continue. Des interruptions peuvent survenir pour de la maintenance ou en raison d'une panne chez un de nos fournisseurs techniques.
Si le service est indisponible au moment d'un pointage, l'application peut enregistrer le scan localement et le synchroniser au retour du réseau. Ces pointages sont marqués comme nécessitant une vérification, puisque la présence sur place n'a pu être confirmée qu'au moment de la synchronisation.
8. Suppression et résiliation
Vous pouvez supprimer votre compte à tout moment depuis les réglages de l'application. Les conséquences exactes — ce qui est effacé, ce qui est conservé et pendant combien de temps — sont décrites dans la politique de confidentialité. La suppression est définitive.
Nous pouvons suspendre un compte utilisé pour nuire au service ou à ses utilisateurs, ou en violation de ces conditions. Sauf urgence, nous prévenons d'abord.
9. Limitation de responsabilité
Dans les limites permises par la loi, notre responsabilité ne s'étend pas aux conséquences indirectes de l'utilisation du service, notamment une erreur de paie, un litige avec un employé, ou une sanction découlant d'un registre incomplet. Ces éléments dépendent de vérifications qui vous incombent.
Rien dans cette section n'écarte les droits que la loi vous accorde et auxquels il ne peut être renoncé, notamment ceux prévus par la Loi sur la protection du consommateur du Québec lorsqu'elle s'applique.
10. Modifications de ces conditions
Nous pouvons modifier ces conditions. En cas de changement important, la date de mise à jour en haut de page est modifiée et les titulaires de compte sont prévenus par courriel. Continuer à utiliser le service après un tel changement vaut acceptation.
11. Droit applicable
Ces conditions sont régies par le droit applicable au Québec. Tout litige relève des tribunaux du district judiciaire de Québec, Québec, Canada.