1. Qui traite vos renseignements
Rythmo est un service de pointage employé exploité par Rythmo technologies, établie au Québec, Canada.
Conformément à la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels (Loi 25), la personne responsable de la protection des renseignements personnels est :
- Ahmed Shalaby, fondateur
- Courriel : info@rythmo.tech
- Adresse : Québec (Canada), G8C 1P2
Deux rôles distincts
Pour les données de pointage, c'est l'employeur qui décide ce qui est recueilli et pourquoi : il est le responsable du registre des heures de son personnel. Rythmo agit pour son compte, comme fournisseur de l'outil. Un employé qui veut consulter ou corriger ses heures s'adresse d'abord à son employeur.
2. Ce que nous recueillons
Employeur (titulaire du compte)
- Adresse courriel et mot de passe. Le mot de passe est conservé sous forme de condensat par notre fournisseur d'authentification ; Rythmo n'y a jamais accès en clair.
- Nom de l'établissement, adresse s'il y en a une.
- Coordonnées du lieu de travail (latitude, longitude) et rayon accepté, servant à valider les pointages.
- Jour de début de semaine, pour le découpage des feuilles de temps.
Employé
- Nom, tel que saisi par l'employeur à l'invitation.
- Adresse courriel, si l'employeur envoie l'invitation par courriel.
- Numéro d'identification personnel (NIP) à 4 chiffres. Il est conservé sous forme de condensat salé, jamais en clair. Il ne peut pas être relu, seulement réinitialisé.
- Jeton de notification de l'appareil, lorsque l'employé accepte les notifications et que son appareil peut être enregistré auprès du service de notification. Sur certains appareils, aucun jeton n'est obtenu et rien n'est conservé.
Pointages
- Type (arrivée ou départ) et horodatage, conservé en temps universel et affiché à l'heure du Québec.
- Position au moment du pointage : latitude, longitude et précision en mètres.
- Indicateur de présence dans le rayon accepté, et degré de certitude de cette position (vérifiée, compatible avec la présence, ou douteuse).
- Signalement du pointage comme « à relire » par l'employeur, le cas échéant, avec son motif.
- Origine du pointage : depuis l'application, depuis le navigateur après lecture du code QR, ou enregistré hors ligne puis synchronisé.
- Corrections faites par l'employeur : valeur avant, valeur après, auteur, adresse IP, agent utilisateur, motif et date.
Rythmo ne recueille aucune donnée de santé, aucune donnée biométrique, aucune donnée bancaire, et ne calcule aucun salaire.
3. Géolocalisation : quand, pourquoi, pendant combien de temps
C'est le renseignement le plus sensible que traite Rythmo. Voici précisément comment il fonctionne.
Quand la position est lue
Uniquement au moment où l'employé confirme un pointage, après avoir scanné le code QR affiché sur le lieu de travail. La lecture est ponctuelle.
Jamais en arrière-plan
L'application ne demande que l'autorisation de localisation « lorsque l'app est utilisée ». Elle ne demande pas, et ne peut pas techniquement obtenir, la localisation en arrière-plan. Entre deux pointages, Rythmo ne sait pas où se trouve l'employé, et il n'existe aucune fonction de suivi de trajet ou de position continue.
Pourquoi
Pour vérifier que le pointage a lieu sur le lieu de travail. Le résultat n'est pas un simple oui ou non : Rythmo compare la position rapportée, la marge d'erreur annoncée par l'appareil, et le rayon accepté de l'établissement. Si la position est hors du rayon accepté, ou si la précision du GPS ne permet pas de trancher, le pointage est refusé, ou enregistré et signalé à l'employeur, à qui il revient alors de juger. Ce qui s'applique dépend d'un réglage propre à l'établissement, posé une fois pour tout l'établissement — jamais décidé pointage par pointage.
Deux règles ne changent jamais, quel que soit l'établissement : une position située hors du rayon accepté au-delà de toute marge d'erreur, ou une précision GPS trop faible pour vouloir dire quoi que ce soit, est refusée dans tous les cas ; et il n'existe aucun moyen de forcer un pointage refusé par une note ou une justification. C'est un choix de conception.
Ce qui est conservé
La latitude, la longitude et la précision sont enregistrées avec le pointage. Elles sont conservées aussi longtemps que le pointage lui-même, soit 3 ans (voir la section 5).
Qui peut la voir
L'employeur propriétaire de l'établissement, et l'employé pour ses propres pointages. Aucun autre client de Rythmo n'y a accès.
4. Notifications et courriels
Si l'employé accepte les notifications, un jeton d'appareil est conservé. Il sert à une seule chose : lui rappeler un départ qu'il a oublié de pointer. Le récapitulatif hebdomadaire, lui, part par courriel et n'utilise pas ce jeton.
Ce rappel dépend de l'appareil, et il n'arrive pas sur tous. Quand aucun jeton ne peut être obtenu, aucun rappel n'est envoyé ; la fiche de l'employé l'indique à l'employeur plutôt que de le laisser croire le contraire. Refuser les notifications, ou ne pas en recevoir, n'empêche jamais de pointer — et un départ oublié reste visible à l'employeur au tableau de bord et dans la feuille de temps hebdomadaire.
Rythmo envoie trois types de courriels, et aucun autre :
- L'invitation à rejoindre un établissement, avec un code à 6 caractères.
- La feuille de temps hebdomadaire, à l'employeur. Elle signale les départs non pointés de la période.
- Le récapitulatif hebdomadaire, à l'employé.
Aucun courriel publicitaire, aucune infolettre, aucun partage d'adresse avec des tiers à des fins de marketing.
5. Durées de conservation
| Renseignement | Conservation | Raison |
|---|---|---|
| Pointages, y compris la position | 3 ans | La Loi sur les normes du travail impose à l'employeur de conserver le registre des heures travaillées pendant 3 ans. |
| Pointage annulé par l'employeur | 3 ans après l'annulation, puis détruit | Une annulation retire le pointage des calculs, mais ne l'efface pas : le registre doit rester complet et vérifiable. |
| Journal des corrections | Même durée que le pointage visé | En cas de désaccord sur des heures, c'est la pièce qui établit qui a modifié quoi, et quand. |
| Nom, courriel, NIP, jeton de notification | Jusqu'à la suppression du compte, ou le retrait de l'employé | Nécessaires au fonctionnement du service. |
| Compteurs de tentatives de NIP | 24 heures | Limiter les tentatives répétées. Purgés automatiquement. |
Ce qui se passe quand un employeur supprime son compte
La suppression se fait depuis l'application, dans les réglages. Elle efface le compte, ainsi que le nom, le courriel, le NIP et le jeton de notification de chaque employé. Les établissements sont désactivés et les codes QR cessent de fonctionner immédiatement.
Les pointages, en revanche, ne sont pas supprimés : ils restent 3 ans, rattachés à des identifiants qui ne désignent plus personne, puis sont détruits. Ils ne sont plus consultables dans l'application. C'est pourquoi l'écran de suppression invite à exporter les feuilles de temps avant de continuer : l'employeur reste le détenteur légal de son registre.
6. Avec qui ces renseignements sont partagés
Rythmo ne vend aucun renseignement personnel et n'en communique aucun à des fins publicitaires. Quatre fournisseurs techniques interviennent, et chacun n'a accès qu'à ce dont il a besoin :
| Fournisseur | Ce qu'il traite | Hébergement |
|---|---|---|
| Supabase | Base de données, authentification de l'employeur, fonctions serveur. C'est là que résident les pointages et les positions. | États-Unis (Oregon, région AWS us-west-2) |
| Resend | Envoi des courriels. Reçoit l'adresse du destinataire et le contenu du message, dont les heures figurant sur la feuille de temps. | États-Unis |
| Expo | Service de notification. Reçoit le jeton d'appareil et le texte de la notification, qu'il relaie à Apple ou Google. | États-Unis |
| Vercel | Hébergement du site et de la version web de l'application. Ne reçoit pas les pointages, qui vont directement à Supabase. | États-Unis |
Ces fournisseurs traitent les renseignements pour notre compte et selon nos instructions. Certains les hébergent ou les traitent hors du Québec. Rythmo peut aussi être tenu de communiquer des renseignements si la loi l'exige.
7. Vos droits
Vous pouvez, en tout temps :
- Accéder aux renseignements que nous détenons sur vous et en obtenir une copie.
- Faire rectifier un renseignement inexact ou incomplet. Un employé qui constate une erreur dans ses heures la signale à son employeur, qui peut la corriger dans l'application ; chaque correction est journalisée avec son auteur et sa date.
- Demander la suppression de vos renseignements. Un employeur le fait lui-même depuis les réglages. Un employé s'adresse à son employeur, ou nous écrit. Les pointages restent conservés le temps légal, sous forme anonymisée.
- Retirer votre consentement aux notifications, dans les réglages de votre appareil.
- Porter plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés.
Écrivez à info@rythmo.tech. Nous répondons dans les 30 jours.
8. Sécurité
Les mesures en place aujourd'hui :
- Tous les échanges passent par des connexions chiffrées.
- Les NIP sont conservés sous forme de condensat salé, jamais en clair, et le nombre de tentatives est limité.
- Aucun accès direct à la base depuis l'application : tout passe par des fonctions serveur qui vérifient à chaque appel que le demandeur a le droit d'accéder à l'établissement visé.
- Les sessions employé expirent et peuvent être révoquées.
- Toute correction manuelle d'un pointage est journalisée avec son auteur.
Aucune mesure n'est infaillible. En cas d'incident de confidentialité présentant un risque de préjudice sérieux, nous informerons les personnes concernées et la Commission d'accès à l'information, comme la loi l'exige.
9. Suivi publicitaire
Rythmo ne suit pas ses utilisateurs à des fins publicitaires, n'utilise aucun identifiant publicitaire, et ne transmet aucune donnée à un courtier de données. Le site mesure une fréquentation agrégée, sans profilage individuel.
10. Modifications
Si cette politique change de façon importante, la date de mise à jour en haut de page est modifiée et les titulaires de compte sont prévenus par courriel.